1/ Vì sao tụi em có ý tưởng làm chatbot cho cán bộ phường?
Ý tưởng về ứng dụng hành chính đến với tụi em vào thời điểm đất nước đang bước vào giai đoạn cải cách chính quyền địa phương hai cấp và đẩy mạnh chuyển đổi số. Thế nhưng, đằng sau những cụm từ hiện đại ấy, tụi em lại nhìn thấy một thực tế rất đời thường: rất nhiều người dân, đặc biệt là cô chú lớn tuổi, vẫn loay hoay, lúng túng trước những thao tác trên cổng dịch vụ công trực tuyến. Nhiều người không biết bắt đầu từ đâu, thao tác như thế nào… Những điều tưởng như nhỏ nhặt ấy lại khiến khoảng cách giữa người dân và chính quyền dần trở nên xa cách hơn.
Tụi em nghĩ rằng: “Nếu công nghệ được sinh ra để phục vụ con người, thì tại sao không làm cho nó dễ hiểu hơn, gần gũi hơn để ai cũng có thể dùng được?” Từ những suy nghĩ đó, tụi em nảy ra ý tưởng xây dựng một chatbot hành chính thân thiện, có thể “trò chuyện” trực tiếp với người dân như một cán bộ phường/xã thực thụ, hướng dẫn họ nộp hồ sơ, tra cứu thông tin, và sử dụng công nghệ một cách đơn giản nhất.
Không chỉ vậy, chatbot còn là trợ lý đắc lực cho các anh chị cán bộ phường, giúp họ quản lý dữ liệu, nắm bắt tình hình làm thủ tục, chuyển đổi số ở người dân để có những thay đổi phù hợp. Bằng cách ấy, tụi em mong chatbot có thể trở thành “cầu nối” giữa người dân và chính quyền, biến chuyển đổi số không còn là một khẩu hiệu, mà là điều thật sự diễn ra trong từng thao tác nhỏ của mỗi người.
Sau khi hình thành ý tưởng, tụi em may mắn được tham gia Chương trình bồi dưỡng kiến thức về Trí tuệ nhân tạo (AI) do Trung tâm Phát triển Khoa học và Công nghệ Trẻ phối hợp cùng Sở Khoa học và Công nghệ tổ chức. Nhóm được hướng dẫn bởi Tiến sĩ Lê Duy Tân và kỹ sư Phạm Đức Đạt. Thầy Tân và anh Đạt không chỉ hướng dẫn về kỹ thuật mà còn truyền đạt cho tụi em nhiều góc nhìn mới, giúp nhóm phát triển sản phẩm đúng hướng và hiệu quả hơn.
2/ Theo các em, hiện nay cán bộ phường đang gặp những khó khăn gì trong việc tiếp nhận – xử lý thông tin người dân?
Khi bắt tay vào nghiên cứu, tụi em mới thật sự nhận ra phía sau quầy tiếp dân là rất nhiều áp lực thầm lặng mà các anh chị cán bộ đang gánh vác mỗi ngày.
Họ phải tiếp nhận hàng chục câu hỏi lặp đi lặp lại có nội dung tương tự nhau. Việc vừa hướng dẫn, vừa xử lý hồ sơ khiến khối lượng công việc tăng gấp nhiều lần. Tình trạng tăng ca hoặc ở lại làm việc trễ hơn xảy ra nhiều hơn đối với một số nơi phải giải quyết khối lượng hồ sơ khổng lồ.
Không chỉ vậy, dữ liệu hành chính ở nhiều nơi vẫn còn rời rạc. Một số anh chị lại chưa thật sự thành thạo trong thao tác công nghệ, nên việc chuyển sang hệ thống trực tuyến vẫn còn nhiều bỡ ngỡ.
Ngoài ra, nhiều người dân vẫn giữ tâm lý chung, e ngại khi làm thủ tục online, sợ lộ thông tin cá nhân, lo kết quả không chắc chắn như khi nộp trực tiếp, không nắm được các thao tác làm hồ sơ.
Tất cả những điều đó tạo nên một vòng áp lực công việc và sự ngại thay đổi, khiến quá trình chuyển đổi số chưa đạt hiệu quả như mong muốn.
Chính từ những quan sát đó, tụi em càng có thêm động lực để tìm ra một giải pháp vừa hỗ trợ cho các anh chị cán bộ phường, vừa giúp người dân cảm thấy được đồng hành, được hỗ trợ và an tâm hơn khi bước vào kỷ nguyên số.
3/ Chatbot này của tụi em có gì độc lạ so với ứng dụng hành chính thông thường?
Chatbot mà tụi em phát triển không chỉ là một ứng dụng hành chính khô khan, mà giống như một “cán bộ phường ảo”, biết lắng nghe và hướng dẫn người dân từng bước trong quá trình làm thủ tục.
Thay vì phải đọc những dòng hướng dẫn dài trên cổng dịch vụ công, người dân chỉ cần trò chuyện trực tiếp với chatbot, đặt câu hỏi bằng giọng nói hoặc gõ vài tin nhắn đơn giản như “Làm căn cước công dân cần giấy gì?”, và chatbot sẽ phản hồi ngay lập tức.
Không chỉ trả lời bằng văn bản, chatbot còn có thể gửi kèm video hướng dẫn, biểu mẫu tải sẵn, hoặc thậm chí chuyển người dân sang trò chuyện trực tiếp với cán bộ phường thật nếu có các vấn đề phức tạp.
Điều đặc biệt là chatbot có thể hoạt động 24/24, ở mọi lúc, mọi nơi, giúp người dân hạn chế phải đến phường, hạn chế xếp hàng, hạn chế chờ đợi, mà vẫn nhận được câu trả lời chính xác, thân thiện và kịp thời.
Chúng em mong muốn chatbot này không chỉ là một công cụ hành chính, mà còn là “người bạn đồng hành” trong hành trình chuyển đổi số, giúp rút ngắn khoảng cách giữa chính quyền và người dân bằng sự gần gũi, nhanh chóng và đáng tin cậy.
4/ Nhờ chatbot này, cán bộ phường có thể giảm bớt được điều gì?
Nhờ có sự hỗ trợ của chatbot, các anh chị cán bộ phường có thể hạn chế ở lại làm việc đến tối muộn vì chatbot có thể tự động trả lời hàng loạt câu hỏi phổ biến của người dân, hướng dẫn chi tiết từng thủ tục. Vì thế, các anh chị có thể tập trung hơn vào những bộ hồ sơ quan trọng, xử lý nhanh gọn và chính xác hơn.
Ứng dụng này không chỉ giúp giảm tải khối lượng công việc, mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, khoa học và bền vững, nơi công nghệ trở thành cánh tay đắc lực hỗ trợ con người, chứ không phải thay thế họ.
Tụi em tin rằng, khi cán bộ được hỗ trợ tốt hơn, họ sẽ có thêm thời gian để phục vụ người dân một cách tận tâm và hiệu quả hơn và đó cũng chính là giá trị nhân văn mà nhóm muốn gửi gắm qua dự án này.
5/ Kỷ niệm đáng nhớ của tụi em làm chatbot?
Một trong những kỷ niệm tụi em nhớ nhất là cả mấy ngày liền nhóm liên tục tìm kiếm và sửa chữa lỗi nhận diện giọng nói.
Tụi em thay phiên nhau test từng câu lệnh, chỉnh từng dòng mã, ghi chú từng lỗi nhỏ. Và khi chatbot lần đầu tiên “nghe đúng” và “trả lời trúng”, cả nhóm chúng em đã rất vui mừng vì bao công sức các ngày liên tục sửa chữa lỗi đã có trái ngọt thật xứng đáng .
Đó không chỉ là khoảnh khắc thành công về kỹ thuật, mà còn là niềm vui sướng của chúng em khi chính chúng em đã có thể áp dụng những kiến thức hiện hữu để giúp đỡ cho đời sống của người dân đặc biệt về việc thủ tục pháp lý thêm phần thuận lợi.
6/ Trong quá trình làm việc, khâu nào tụi em cảm thấy khó nhất? Tụi em đã vượt qua bằng cách nào?
Khó khăn lớn nhất mà tụi em gặp phải là kết nối chatbot với nguồn dữ liệu hành chính và hệ thống chuyển giọng nói thành văn bản. Có những ngày, chương trình cứ liên tục báo lỗi, chatbot trả lời sai những câu hỏi thủ tục cơ bản, hoặc nhận diện sai lời nói, khiến cả nhóm vừa lo lắng vừa nản lòng.
Nhưng thay vì bỏ cuộc, tụi em lại cùng ngồi lại, mở từng dòng code, phân tích từng lỗi nhỏ. Có khi phải thử đi thử lại trên nhiều nền tảng AI khác nhau, vừa làm vừa học hỏi thêm. Đặc biệt, trong những lúc “bí” nhất, tụi em rất may mắn khi luôn nhận được sự hướng dẫn tận tình của thầy Lê Duy Tân và anh Phạm Đức Đạt. Thầy và anh không chỉ giúp nhóm tháo gỡ những vướng mắc về mặt kỹ thuật, mà còn chia sẻ cho tụi em nhiều kinh nghiệm quý báu để tối ưu giải pháp, nâng cấp sản phẩm.
Dù mệt, nhưng ai cũng muốn nhìn thấy chatbot hoạt động trơn tru, vì phía sau mỗi đoạn code là mong muốn giúp cuộc sống người dân dễ dàng hơn. Sau nhiều đêm thử nghiệm, cùng với sự hỗ trợ quý giá từ thầy Tân và anh Đạt, tụi em đã tìm ra giải pháp phù hợp và hệ thống bắt đầu phản hồi chính xác.
Khoảnh khắc đó, tụi em nhận ra một điều: một dự án công nghệ không chỉ được xây bằng kiến thức lập trình, mà còn bằng sự kiên trì, tinh thần đồng đội, sự đồng hành của người dẫn đường và niềm tin vào giá trị tích cực mà nó mang lại cho xã hội.
7/ Hiện tại, chatbot này đã có cán bộ nào sử dụng chưa? Phản ứng của họ như thế nào?
Hiện tại, chatbot của tụi em vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện nên chưa được triển khai thử nghiệm thực tế tại các phường, xã. Bước đầu, tụi em chủ động cho người thân, bạn bè dùng thử chatbot để trải nghiệm, đóng góp ý kiến về giao diện, cách trò chuyện, độ tiện lợi và mức độ chính xác của các hướng dẫn. Nhờ vậy, nhóm đã nhận được nhiều góp ý chân thành giúp phát hiện các điểm còn hạn chế và kịp thời điều chỉnh.
Song song đó, tụi em tiếp tục tập trung chỉnh sửa giao diện, bổ sung thêm dữ liệu, tối ưu trải nghiệm người dùng và nâng cấp các tính năng thông minh hơn, để chatbot không chỉ dễ sử dụng với người dân mà còn hỗ trợ hiệu quả cho các phường, xã trong việc xử lý hồ sơ, quản lý dữ liệu.
Trong thời gian tới, tụi em rất mong có cơ hội được hợp tác cùng các địa phương để triển khai thử nghiệm thực tế, từ đó thu thập phản hồi trực tiếp từ các cán bộ phường và người dân. Với mỗi góp ý nhận được, tụi em tin rằng chatbot sẽ ngày càng hoàn thiện, thân thiện và thực tế hơn – để thật sự trở thành một công cụ hữu ích, gắn liền với đời sống hành chính hàng ngày.
8/ Qua chatbot này, tụi em muốn gửi gắm điều gì đến mọi người?
Tụi em hiểu rằng, không phải ai cũng rành công nghệ, và cũng không phải ai cũng đủ tự tin khi làm các thủ tục hành chính trực tuyến. Có rất nhiều cô chú lớn tuổi, người khuyết tật, hay những người ít có điều kiện tiếp cận công nghệ vẫn còn ngần ngại, lúng túng mỗi khi cần làm giấy tờ.
Chính vì vậy, ngay từ những ngày đầu phát triển, tụi em đã đặt người dân vào vị trí trung tâm của ứng dụng – lấy sự thuận tiện, dễ hiểu và an toàn cho mọi đối tượng làm mục tiêu lớn nhất. Tụi em mong rằng, với chatbot này, mỗi người dân đều có thể tự mình thực hiện thủ tục một cách dễ dàng, không còn cảm thấy lo lắng hay e dè trước những trang web rối rắm, mà thay vào đó là sự an tâm, chủ động trong từng bước làm hồ sơ.
Đây cũng là cách tụi em mong muốn lan tỏa tinh thần chuyển đổi số – đúng như tinh thần Nghị quyết 57 của Chính phủ về đổi mới, nâng cao hiệu quả hoạt động của chính quyền địa phương và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính. Tụi em tin rằng, chuyển đổi số không chỉ bắt đầu từ những con số, phần mềm hay khẩu hiệu, mà quan trọng nhất là bắt đầu từ sự thấu hiểu, sẻ chia – để mỗi người dân đều cảm thấy mình được đồng hành, hỗ trợ trong hành trình đến gần hơn với chính quyền hiện đại, văn minh.
9/ Sắp tới, tụi em có dự định cải thiện chatbot này không?
Trong tương lai, tụi em không muốn chatbot chỉ dừng lại ở việc trả lời hay hướng dẫn thủ tục, mà thật sự trở thành một “trợ lý hành chính thông minh” đồng hành cùng người dân trong mọi tình huống. Nhóm đang lên kế hoạch phát triển thêm nhiều tính năng mới như:
– Điều khiển bằng giọng nói, giúp người lớn tuổi hoặc người khuyết tật dễ dàng thao tác hơn;
– Quét và xử lý văn bản tự động, hỗ trợ nhận dạng giấy tờ, mẫu đơn để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót;
– Đăng ký và lấy số thứ tự trực tuyến tại nhà, giúp người dân chủ động sắp xếp công việc, giảm áp lực chờ đợi cho cơ quan hành chính.
Dù tụi em chỉ là những học sinh, sinh viên vẫn đang học hỏi từng ngày, nhưng chính niềm đam mê công nghệ và mong muốn góp một phần nhỏ cho công cuộc chuyển đổi số của đất nước đã thôi thúc tụi em không ngừng nỗ lực. Tụi em luôn tin rằng, mỗi dòng code viết ra hôm nay có thể chưa hoàn hảo, nhưng nếu nó giúp một người dân mỉm cười vì thủ tục hành chính trở nên dễ dàng hơn, thì đó đã là thành công lớn nhất của tụi em rồi.
